Padronização das Operações

Já sentiu como se sua empresa não funcionasse sem a presença de determinado colaborador? Já se sentiu a mercê de um funcionário só porque ele era “o único que sabia aquele trabalho”? Já precisou reverter uma decisão de demissão ou suspensão por necessitar do trabalho de determinado funcionário? Já percebeu que todo o desempenho de um setor fica monopolizado no controle de determinado líder, que não se encarrega de treinar ninguém para o seu lugar? Pois então, você não é o único que passou ou passa por esse tipo de situação. Muitas empresas, sofrem com esse tipo de problema e aparentemente ele não tem solução. Mas só aparentemente… a solução é mais simples do que se imagina.

Esse tipo de problema se dá quando as operações da empresa se baseiam no dia-a-dia e os funcionários “mais velhos de casa” tornam-se referência em suas respectivas funções e não se dão ao luxo de ensinar seus conhecimentos para os demais, com receio de serem substituídos futuramente. E são justamente tais pessoas que mais se opõem à possíveis mudanças processuais dentro da organização.

Essas situações, mais corriqueiras do que aparentam, acontecem porque os processos da empresa não são devidamente padronizados. Cada funcionário executa sua função da forma que acha correta, e na hora de cobrar ou punir o colaborador que errou, seu superior não tem embasamento suficiente para corrigir seu funcionário, afinal: qual é a forma correta de executar o trabalho?

A maneira mais simples de driblar situações como essas consiste na Padronização das Operações, ou seja, o desenvolvimento do Procedimento Operacional Padrão, também conhecido como POP. Por meio desse documento simples, mas extremamente funcional, é possível determinar a maneira correta de execução de determinado processo, e a partir disso ensinar aos funcionários o que devem ou não fazer.

Com um simples documento, tem-se grandes vantagens: facilidade para treinar os colaboradores recém contratados, descentralização de informações (foram-se os dias em que sua empresa ficava nas mãos de um só colaborador), embasamento para correções ou punições por quebra de processo, além de poder ser aplicado em todos os setores da empresa.

Apesar de se tratar de um documento relativamente simples, é necessário tempo para sua elaboração. É preciso estudar toda a cadeia produtiva da empresa, desde a compra da mercadoria ou da matéria prima, até o faturamento da venda, pois cada empresa é única. Não é só aplicar um Ctrl+C e Ctrl+V dos processos de uma empresa para outra, é preciso conhecer, e aprofundar na cultura da empresa.

Para isso, os gestores podem seguir por dois caminhos: elaborar por conta própria seus POP’s para padronização de suas operações, utilizando mão de obra da própria empresa, ou optar por terceirizar esse serviço para profissionais especializados. Fato é que, seja qual for o caminho a ser seguido, a padronização de operações é o primeiro passo para alavancar sua empresa rumo ao crescimento e desenvolvimento.

Bons negócios!

Erika Almeida